PRAVILNIK
O ZAŠTITI I ČUVANJU ARHIVSKE GRAĐE U ARHIVU BOSNE I HERCEGOVINE I REGISTRATURSKE GRAĐE U INSTITUCIJAMA BOSNE I HERCEGOVINE
I - OPĆE ODREDBE
Član 1.
Ovim pravilnikom propisuju se uslovi čuvanja registraturske i arhivske građe, odabiranja arhivske građe iz registraturske građe i vođenja arhivske knjige u pisarnicama i arhivama institucija Vijeća ministara Bosne i Hercegovine i zaštite i čuvanja arhivske građe u Arhivu Bosne i Hercegovine.
II - USLOVI ČUVANJA REGISTRATURSKE I ARHIVSKE GRAĐE
Član 2.
Imaoci registraturske i arhivske građe dužni su čuvati registratursku i arhivsku građu u sređenom i sigurnom stanju do predaje u Arhiv Bosne i Hercegovine. Pod sređenim stanjem, u smislu ovog pravilnika, podrazumijeva se poredak registraturske i arhivske građe koji je propisan Odlukom o kancelarijskom poslovanju ministarstava, službi, institucija i drugih tijela Vijeća ministara Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik BiH", broj 21/01). Za ostale imaoce i stvaraoce registraturske i arhivske građe pod sređenim, stanjem podrazumijeva se poredak registraturske i arhivske građe propisan općim aktom kojim se uređuju poslovi kancelarijskog i arhivskog poslovanja.
Član 3.
Imaoci registraturske i arhivske građe preduzimaju mjere zaštite registraturske i arhivske građe utvrđene ovim pravilnikom i drugim propisima. Mjere zaštite obuhvataju osiguranje prostorija za smještaj i čuvanje registraturske i arhivske građe, opreme, održavanja klimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uslova smještaja registraturske i arhivske građe.
• Pod arhivskim prostorijama podrazumijevaju se pisarnica i arhivski depo;
• Pisarnica je prostorija u kojoj se čuvaju riješeni predmeti i akti najduže dvije godine od kada su predmeti i akti završeni;
• Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju završeni predmeti i akti poslije isteka roka koji je utvrđen u prethodnom stavu;
• Arhivski depoi ne smiju biti u neposrednoj blizini kotlovnice, trafostanice, pumpne stanice, velikih mokrih čvorova i sl.
Član 4.
Pod arhivskom opremom podrazumijevaju se fascikle, registratori, arhivske kutije (u daljnjem tekstu: registraturske jedinice čuvanja) metalne police, ormari, kase, vodootporni sanduci (kontejneri), termometri, protivpožarni aparati sa suhim gašenjem i drugi uređaji kojima se kontroliraju i održavaju uslovi smještaja i čuvanja registraturske i arhivske građe.
Član 5.
Održavanje klimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uslova podrazumijeva zaštitu građe od štetnih uticaja vlage, temperature, svjetlosti, ultravioletnih i drugih zračenja, mikroorganizama, prašine, insekata, glodara i fizičkih
oštećenja. U arhivskim depoima temperatura zraka mora se održavati u rasponu od 10o C- 15o C, a relativna vlažnost od 50% do 60%.
Član 6.
Smještaj registraturske i arhivske građe obuhvata: smještaj predmeta i akata u registraturske jedinice čuvanja, njihovo odlaganje u metalne police, ormare-kase i njihov raspored u arhivskom depou.
Član 7.
Imaoci registraturske i arhivske građe dužni su da kontroliraju i održavaju sređenost građe i da je osiguravaju od oštećenja, uništenja i otuđenja.
III - ODABIRANJE ARHIVSKE GRAĐE I IZLUČIVANJE BEZVRIJEDNE REGISTRATURSKE
GRAĐE
Član 8.
Odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrijedne registraturske građe vrši se na osnovu utvrđenih rokova čuvanja u Listi kategorija registraturske građe s rokovima čuvanja.
1. LISTA KATEGORIJA REGISTRATURSKE GRAĐE S ROKOVIMA ČUVANJA
Član 9.
Lista kategorija registraturske građe s rokovima čuvanja je normativni akt koji donosi imalac registraturske i arhivske građe na koju saglasnost izdaje Arhiv Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: lista kategorija).
Član 10.
Imaoci arhivske i registraturske građe rade liste kategorija komisijski, a članovi komisije su stručni radnici koji poznaju organizaciju poslovanja, vrstu dokumenata i sposobni su ocijeniti naučno-historijski i praktični značaj te
građe.
Član 11.
• Lista kategorija sadrži: uvod, naziv, redni broj, klasifikacioni znak, naziv kategorisanog materijala, rok čuvanja, završne odredbe, potpis i pečat.
• Uvod sadrži: pravni osnov za utvrđivanje liste kategorija i naziv organa koji listu donosi.
• Naziv liste glasi:"Lista kategorizirane registraturske građe s rokovima čuvanja".
• Popis kategorizirane registraturske građe sadrži: redni broj, klasifikacioni znak, vrstu građe, naziv i sadržaj i rok čuvanja.
• Redni broj ispisuje se arapskim brojevima od prvog do posljednjeg broja kategorizirane građe obuhvaćene listom.
• Vrsta, naziv i sadržaj kategorizirane građe formuliraju se u listi na osnovu vrste, naziva i sadržaja dokumenata koji mogu biti: akti, predmeti, serije ili grupe dokumenata, a koji se međusobno razlikuju po rokovima čuvanja.
• Redoslijed vrste, naziva i sadržaja kategorizirane građe navodi se u listi prema sistemu arhiviranja dokumenata u kancelarijskom poslovanju.
• Kategorija registraturske građe sadrži: kategoriju dokumenata trajne vrijednosti i kategoriju dokumenata kojima se utvrđuju rokovi čuvanja (2,5 i 10 godina itd.).
• Za trajno čuvanje određuje se registraturska građa koja sadrži podatke od značaja za historiju i druge naučne oblasti, za kulturu uopće i druge društvene potrebe, podatke iz nadležnosti rada registraturske građe, kao i podatke o značajnim ličnostima i događajima.
• Prilikom utvrđivanja registraturske građe za trajno čuvanje treba poštovati kriterije koji se zasnivaju na:
a) sadržajnoj vrijednosti dokumenta (mjesto, položaj i društveni uticaj građe u društveno-političkom sistemu; status i nadležnost stvaraoca građe; položaj i mjesto stvaraoca građe u hijerarhijskoj društveno-političoj strukturi;
nadležnost; funkcije i zadaci stvaraoca građe; stepen i značaj novih podataka i informacija u dokumentima; hronološka i faktografska vrijednost dokumenta; značaj podataka o istaknutim društvenim i političkim ličnostima;
b) historijsko-društvenim okolnostima i uslovima nastanka dokumenta (stepen sačuvanosti građe; specifični historijski uslovi pod kojima su nastali dokumenti);
c) vanjska obilježja dokumenta (autentičnost dokumenta, vrsta dokumenta; originalnost, potpunost vanjskih obilježja, vrsta dokumenta, rukopisna vrijednost, jezik i pismo, materijal i forma dokumenta, tekst i idejno-
umjetnički simboli štambilja i pečata na dokumentima.
Na kraju liste upisuje se broj protokola, datum, potpis i pečat donosioca Liste kategorija registraturske građe s rokovima čuvanja.
Član 12.
Dva primjerka Liste kategorija dostavljaju se Arhivu Bosne i Hercegovine na saglasnost. Imaoca registraturske i arhivske građe obavezuje ocjena Arhiva Bosne i Hercegovine o tome koja će se registraturska građa trajno čuvati
(arhivska građa). Ako u toku godine nastanu dokumenta koja po vrsti, nazivu i sadržaju nisu obuhvaćena Listom kategorija, donosilac liste vrši izmjene i dopune koje dostavlja Arhivu Bosne i Hercegovine na saglasnost. Arhiv
Bosne i Hercegovine obavezan je, da u roku od mjesec dana od dana prijema Liste kategorija, izdati saglasnost na Listu, ili je s pismenim primjedbama vratiti na doradu.
2. ODABIRANJE ARHIVSKE GRAĐE I IZLUČIVANJE BEZVRIJEDNE REGISTRATURSKE GRAĐE
Član 13.
Imaoci registraturske i arhivske građe odabiru arhivsku građu i izlučuju bezvrijednu registratursku građu najkasnije u roku od jedne godine od dana isteka roka čuvanja utvrđenog u listi kategorija. Odabiranje arhivske građe i
izlučivanje bezvrijedne registraturske građe vrši se iz sređene registraturske građe koja je upisana u arhivsku knjigu.
Član 14.
Iz registraturske građe koja je nastala do kraja 1945. godine i građe koja je nastala u periodu 1992.-1995. godine, u toku ratnih djelovanja u Bosni i Hercegovini, odabiranje arhivske građe, odnosno izlučivanje bezvrijedne
registraturske građe obavlja se samo u Arhivu Bosne i Hercegovine.
Postupak za odabiranje arhivske građe, odnosno izlučivanja bezvrijedne registraturske građe pokreće imalac građe u čijem je radu nastala ova građa ili se kod njega nalazi po bilo kom pravnom osnovu.
Imalac registraturske i arhivske građe imenuje komisiju koja sastavlja popis bezvrijedne registraturske građe saglasno Listi kategorija registraturske građe s rokovima čuvanja.
Popis obavezno sadrži:
Naziv imaoca u čijem je radu nastala registraturska građa ili se kod njega nalazi. Popis registraturske građe koja se predlaže za izlučivanje po godinama nastanka, broju registraturskih jedinica, naznaku klasifikacionog znaka iz
Liste kategorija, roku čuvanja koji je utvrđen u Listi, količini izlučenog materijala izraženog u jedinicama pakovanja i dužnim metrima i podacima o fizičkom stanju i sačuvanosti fonda iz koga je odabrana arhivska
građa i izlučena bezvrijedna registraturska građa. Imalac arhivske i registraturske građe dostavlja Arhivu Bosne i Hercegovine popis bezvrijedne registraturske građe koja se predlaže za izlučivanje u dva primjerka.
Član 15.
Po prijemu popisa iz stava 3. prethodnog člana, ovlašteni radnik Arhiva Bosne i Hercegovine za obavljanje nadzora, u saradnji sa komisijom iz člana 14., razmatra popis i vrši provjeru materijala predloženog za izlučivanje. Predstavnik Arhiva može, prilikom provjere, prihvatiti u cjelini ili djelomično popis bezvrijedne građe. Ako predstavnik Arhiva Bosne i Hercegovine utvrdi da se komisija u svom radu nije pridržavala postojećih propisa naložit će joj da u određenom roku otkloni nedostatke.
Poslije razmatranja popisa i izvršene provjere registraturske građe predložene za izlučivanje predstavnik Arhiva i članovi komisije sastavljaju zapisnik na osnovu kojeg direktor Arhiva Bosne i Hercegovine izdaje rješenje za
uništenje.
Nakon dobijenog rješenja članovi komisije vrše razduživanje uništene građe u evidencijama o spisima koje vodi imalac građe (djelovodni protokol, upisnik, arhivska knjiga ili druge evidencije).
Član 16.
Imalac trajno čuva cjelokupnu dokumentaciju vezanu za postupak izlučivanja bezvrijedne registraturske građe i odabiranja arhivske građe.
IV - VOĐENJE ARHIVSKE KNJIGE
Član17.
Imaoci registraturske građe, iz nadležnosti Arhiva Bosne i Hercegovine, obavezni su voditi arhivsku knjigu.
Arhivska knjiga je evidencija koja se vodi u okviru kancelarijskog poslovanja i predstavlja opći inventarski pregled cjelokupne registraturske građe nastale radom stvaraoca ili njenog imaoca.
Predmet upisa u arhivsku knjigu su registraturske jedinice (fascikle, registratori, kutije i sl.) u koje su odloženi arhivski predmeti i akti. Uz arhivirane predmete i akte, u arhivsku knjigu upisuje se i osnovna evidencija o
predmetima i aktima: djelovodni protokoli, upisnici, registri, imenici i drugo.
Upis registraturske građe u arhivsku knjigu vrši se po godinama, klasifikacionim oznakama, vrsti i količini građe.
Registraturska građa upisuje se u arhivsku knjigu po sistemu arhiviranja u pisarnici.
U arhivsku knjigu upisuje se i arhivska građa koja se po bilo kom pravnom osnovu nalazi kod imaoca građe.
Nakon završenog upisa registraturske građe u arhivsku knjigu, na registraturskim jedinicama pakovanja ispisuju se redni brojevi iz arhivske knjige koji je ujedno i inventarski broj.
Prijepis ili kopija arhivske knjige, u koju je upisana registraturska građa za proteklu godinu, dostavlja se Arhivu Bosne i Hercegovine najkasnije do kraja aprila naredne godine.
Obrazac arhivske knjige, sadržaj i način unošenja podataka nalazi se u prilogu ovoga uputstva i čini njegov sastavni dio (obrazac broj 2).
V - PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Član 18.
Ovaj pravilnik stupa na snagu danom objavljivanja u "Službenom glasniku BiH".
Član 19.
Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje da važi Pravilnik o uslovima i rokovima čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe, kao i odabiranja arhivske građe iz registraturskog materijala ("Službeni list SRBiH", broj 41/88) i Uputstvo o načinu vođenja i korištenja arhivske knjige organa uprave i organizacija ("Službeni list SRBiH", broj 35/72).
O ZAŠTITI I ČUVANJU ARHIVSKE GRAĐE U ARHIVU BOSNE I HERCEGOVINE I REGISTRATURSKE GRAĐE U INSTITUCIJAMA BOSNE I HERCEGOVINE
I - OPĆE ODREDBE
Član 1.
Ovim pravilnikom propisuju se uslovi čuvanja registraturske i arhivske građe, odabiranja arhivske građe iz registraturske građe i vođenja arhivske knjige u pisarnicama i arhivama institucija Vijeća ministara Bosne i Hercegovine i zaštite i čuvanja arhivske građe u Arhivu Bosne i Hercegovine.
II - USLOVI ČUVANJA REGISTRATURSKE I ARHIVSKE GRAĐE
Član 2.
Imaoci registraturske i arhivske građe dužni su čuvati registratursku i arhivsku građu u sređenom i sigurnom stanju do predaje u Arhiv Bosne i Hercegovine. Pod sređenim stanjem, u smislu ovog pravilnika, podrazumijeva se poredak registraturske i arhivske građe koji je propisan Odlukom o kancelarijskom poslovanju ministarstava, službi, institucija i drugih tijela Vijeća ministara Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik BiH", broj 21/01). Za ostale imaoce i stvaraoce registraturske i arhivske građe pod sređenim, stanjem podrazumijeva se poredak registraturske i arhivske građe propisan općim aktom kojim se uređuju poslovi kancelarijskog i arhivskog poslovanja.
Član 3.
Imaoci registraturske i arhivske građe preduzimaju mjere zaštite registraturske i arhivske građe utvrđene ovim pravilnikom i drugim propisima. Mjere zaštite obuhvataju osiguranje prostorija za smještaj i čuvanje registraturske i arhivske građe, opreme, održavanja klimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uslova smještaja registraturske i arhivske građe.
• Pod arhivskim prostorijama podrazumijevaju se pisarnica i arhivski depo;
• Pisarnica je prostorija u kojoj se čuvaju riješeni predmeti i akti najduže dvije godine od kada su predmeti i akti završeni;
• Arhivski depo je prostorija u kojoj se čuvaju završeni predmeti i akti poslije isteka roka koji je utvrđen u prethodnom stavu;
• Arhivski depoi ne smiju biti u neposrednoj blizini kotlovnice, trafostanice, pumpne stanice, velikih mokrih čvorova i sl.
Član 4.
Pod arhivskom opremom podrazumijevaju se fascikle, registratori, arhivske kutije (u daljnjem tekstu: registraturske jedinice čuvanja) metalne police, ormari, kase, vodootporni sanduci (kontejneri), termometri, protivpožarni aparati sa suhim gašenjem i drugi uređaji kojima se kontroliraju i održavaju uslovi smještaja i čuvanja registraturske i arhivske građe.
Član 5.
Održavanje klimatskih, hemijsko-bioloških i fizičkih uslova podrazumijeva zaštitu građe od štetnih uticaja vlage, temperature, svjetlosti, ultravioletnih i drugih zračenja, mikroorganizama, prašine, insekata, glodara i fizičkih
oštećenja. U arhivskim depoima temperatura zraka mora se održavati u rasponu od 10o C- 15o C, a relativna vlažnost od 50% do 60%.
Član 6.
Smještaj registraturske i arhivske građe obuhvata: smještaj predmeta i akata u registraturske jedinice čuvanja, njihovo odlaganje u metalne police, ormare-kase i njihov raspored u arhivskom depou.
Član 7.
Imaoci registraturske i arhivske građe dužni su da kontroliraju i održavaju sređenost građe i da je osiguravaju od oštećenja, uništenja i otuđenja.
III - ODABIRANJE ARHIVSKE GRAĐE I IZLUČIVANJE BEZVRIJEDNE REGISTRATURSKE
GRAĐE
Član 8.
Odabiranje arhivske građe i izlučivanje bezvrijedne registraturske građe vrši se na osnovu utvrđenih rokova čuvanja u Listi kategorija registraturske građe s rokovima čuvanja.
1. LISTA KATEGORIJA REGISTRATURSKE GRAĐE S ROKOVIMA ČUVANJA
Član 9.
Lista kategorija registraturske građe s rokovima čuvanja je normativni akt koji donosi imalac registraturske i arhivske građe na koju saglasnost izdaje Arhiv Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: lista kategorija).
Član 10.
Imaoci arhivske i registraturske građe rade liste kategorija komisijski, a članovi komisije su stručni radnici koji poznaju organizaciju poslovanja, vrstu dokumenata i sposobni su ocijeniti naučno-historijski i praktični značaj te
građe.
Član 11.
• Lista kategorija sadrži: uvod, naziv, redni broj, klasifikacioni znak, naziv kategorisanog materijala, rok čuvanja, završne odredbe, potpis i pečat.
• Uvod sadrži: pravni osnov za utvrđivanje liste kategorija i naziv organa koji listu donosi.
• Naziv liste glasi:"Lista kategorizirane registraturske građe s rokovima čuvanja".
• Popis kategorizirane registraturske građe sadrži: redni broj, klasifikacioni znak, vrstu građe, naziv i sadržaj i rok čuvanja.
• Redni broj ispisuje se arapskim brojevima od prvog do posljednjeg broja kategorizirane građe obuhvaćene listom.
• Vrsta, naziv i sadržaj kategorizirane građe formuliraju se u listi na osnovu vrste, naziva i sadržaja dokumenata koji mogu biti: akti, predmeti, serije ili grupe dokumenata, a koji se međusobno razlikuju po rokovima čuvanja.
• Redoslijed vrste, naziva i sadržaja kategorizirane građe navodi se u listi prema sistemu arhiviranja dokumenata u kancelarijskom poslovanju.
• Kategorija registraturske građe sadrži: kategoriju dokumenata trajne vrijednosti i kategoriju dokumenata kojima se utvrđuju rokovi čuvanja (2,5 i 10 godina itd.).
• Za trajno čuvanje određuje se registraturska građa koja sadrži podatke od značaja za historiju i druge naučne oblasti, za kulturu uopće i druge društvene potrebe, podatke iz nadležnosti rada registraturske građe, kao i podatke o značajnim ličnostima i događajima.
• Prilikom utvrđivanja registraturske građe za trajno čuvanje treba poštovati kriterije koji se zasnivaju na:
a) sadržajnoj vrijednosti dokumenta (mjesto, položaj i društveni uticaj građe u društveno-političkom sistemu; status i nadležnost stvaraoca građe; položaj i mjesto stvaraoca građe u hijerarhijskoj društveno-političoj strukturi;
nadležnost; funkcije i zadaci stvaraoca građe; stepen i značaj novih podataka i informacija u dokumentima; hronološka i faktografska vrijednost dokumenta; značaj podataka o istaknutim društvenim i političkim ličnostima;
b) historijsko-društvenim okolnostima i uslovima nastanka dokumenta (stepen sačuvanosti građe; specifični historijski uslovi pod kojima su nastali dokumenti);
c) vanjska obilježja dokumenta (autentičnost dokumenta, vrsta dokumenta; originalnost, potpunost vanjskih obilježja, vrsta dokumenta, rukopisna vrijednost, jezik i pismo, materijal i forma dokumenta, tekst i idejno-
umjetnički simboli štambilja i pečata na dokumentima.
Na kraju liste upisuje se broj protokola, datum, potpis i pečat donosioca Liste kategorija registraturske građe s rokovima čuvanja.
Član 12.
Dva primjerka Liste kategorija dostavljaju se Arhivu Bosne i Hercegovine na saglasnost. Imaoca registraturske i arhivske građe obavezuje ocjena Arhiva Bosne i Hercegovine o tome koja će se registraturska građa trajno čuvati
(arhivska građa). Ako u toku godine nastanu dokumenta koja po vrsti, nazivu i sadržaju nisu obuhvaćena Listom kategorija, donosilac liste vrši izmjene i dopune koje dostavlja Arhivu Bosne i Hercegovine na saglasnost. Arhiv
Bosne i Hercegovine obavezan je, da u roku od mjesec dana od dana prijema Liste kategorija, izdati saglasnost na Listu, ili je s pismenim primjedbama vratiti na doradu.
2. ODABIRANJE ARHIVSKE GRAĐE I IZLUČIVANJE BEZVRIJEDNE REGISTRATURSKE GRAĐE
Član 13.
Imaoci registraturske i arhivske građe odabiru arhivsku građu i izlučuju bezvrijednu registratursku građu najkasnije u roku od jedne godine od dana isteka roka čuvanja utvrđenog u listi kategorija. Odabiranje arhivske građe i
izlučivanje bezvrijedne registraturske građe vrši se iz sređene registraturske građe koja je upisana u arhivsku knjigu.
Član 14.
Iz registraturske građe koja je nastala do kraja 1945. godine i građe koja je nastala u periodu 1992.-1995. godine, u toku ratnih djelovanja u Bosni i Hercegovini, odabiranje arhivske građe, odnosno izlučivanje bezvrijedne
registraturske građe obavlja se samo u Arhivu Bosne i Hercegovine.
Postupak za odabiranje arhivske građe, odnosno izlučivanja bezvrijedne registraturske građe pokreće imalac građe u čijem je radu nastala ova građa ili se kod njega nalazi po bilo kom pravnom osnovu.
Imalac registraturske i arhivske građe imenuje komisiju koja sastavlja popis bezvrijedne registraturske građe saglasno Listi kategorija registraturske građe s rokovima čuvanja.
Popis obavezno sadrži:
Naziv imaoca u čijem je radu nastala registraturska građa ili se kod njega nalazi. Popis registraturske građe koja se predlaže za izlučivanje po godinama nastanka, broju registraturskih jedinica, naznaku klasifikacionog znaka iz
Liste kategorija, roku čuvanja koji je utvrđen u Listi, količini izlučenog materijala izraženog u jedinicama pakovanja i dužnim metrima i podacima o fizičkom stanju i sačuvanosti fonda iz koga je odabrana arhivska
građa i izlučena bezvrijedna registraturska građa. Imalac arhivske i registraturske građe dostavlja Arhivu Bosne i Hercegovine popis bezvrijedne registraturske građe koja se predlaže za izlučivanje u dva primjerka.
Član 15.
Po prijemu popisa iz stava 3. prethodnog člana, ovlašteni radnik Arhiva Bosne i Hercegovine za obavljanje nadzora, u saradnji sa komisijom iz člana 14., razmatra popis i vrši provjeru materijala predloženog za izlučivanje. Predstavnik Arhiva može, prilikom provjere, prihvatiti u cjelini ili djelomično popis bezvrijedne građe. Ako predstavnik Arhiva Bosne i Hercegovine utvrdi da se komisija u svom radu nije pridržavala postojećih propisa naložit će joj da u određenom roku otkloni nedostatke.
Poslije razmatranja popisa i izvršene provjere registraturske građe predložene za izlučivanje predstavnik Arhiva i članovi komisije sastavljaju zapisnik na osnovu kojeg direktor Arhiva Bosne i Hercegovine izdaje rješenje za
uništenje.
Nakon dobijenog rješenja članovi komisije vrše razduživanje uništene građe u evidencijama o spisima koje vodi imalac građe (djelovodni protokol, upisnik, arhivska knjiga ili druge evidencije).
Član 16.
Imalac trajno čuva cjelokupnu dokumentaciju vezanu za postupak izlučivanja bezvrijedne registraturske građe i odabiranja arhivske građe.
IV - VOĐENJE ARHIVSKE KNJIGE
Član17.
Imaoci registraturske građe, iz nadležnosti Arhiva Bosne i Hercegovine, obavezni su voditi arhivsku knjigu.
Arhivska knjiga je evidencija koja se vodi u okviru kancelarijskog poslovanja i predstavlja opći inventarski pregled cjelokupne registraturske građe nastale radom stvaraoca ili njenog imaoca.
Predmet upisa u arhivsku knjigu su registraturske jedinice (fascikle, registratori, kutije i sl.) u koje su odloženi arhivski predmeti i akti. Uz arhivirane predmete i akte, u arhivsku knjigu upisuje se i osnovna evidencija o
predmetima i aktima: djelovodni protokoli, upisnici, registri, imenici i drugo.
Upis registraturske građe u arhivsku knjigu vrši se po godinama, klasifikacionim oznakama, vrsti i količini građe.
Registraturska građa upisuje se u arhivsku knjigu po sistemu arhiviranja u pisarnici.
U arhivsku knjigu upisuje se i arhivska građa koja se po bilo kom pravnom osnovu nalazi kod imaoca građe.
Nakon završenog upisa registraturske građe u arhivsku knjigu, na registraturskim jedinicama pakovanja ispisuju se redni brojevi iz arhivske knjige koji je ujedno i inventarski broj.
Prijepis ili kopija arhivske knjige, u koju je upisana registraturska građa za proteklu godinu, dostavlja se Arhivu Bosne i Hercegovine najkasnije do kraja aprila naredne godine.
Obrazac arhivske knjige, sadržaj i način unošenja podataka nalazi se u prilogu ovoga uputstva i čini njegov sastavni dio (obrazac broj 2).
V - PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Član 18.
Ovaj pravilnik stupa na snagu danom objavljivanja u "Službenom glasniku BiH".
Član 19.
Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje da važi Pravilnik o uslovima i rokovima čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe, kao i odabiranja arhivske građe iz registraturskog materijala ("Službeni list SRBiH", broj 41/88) i Uputstvo o načinu vođenja i korištenja arhivske knjige organa uprave i organizacija ("Službeni list SRBiH", broj 35/72).
No comments:
Post a Comment